خانه / توسعه کسب و کار / سیستم‎های کنترل مدیریت / مدیریت بهبود فرایندهای کسب‌ و کار

مدیریت بهبود فرایندهای کسب‌ و کار

مدیریت کسب و کار

مباحث مربوط به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار از سه زیرشاخۀ اصلی که در زیر برشمرده‌ایم، تشکیل‌ شده است:

۱- مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌ و کار(BPR)
۲- بهبود فرآیندهای کسب‌ و کار(BPI)
۳- تجزیه‌ و تحلیل فرآیندهای کسب‌ و کار(BPA)

در واقع این سه مورد فعالیت‌های مهمی در چرخه عمر مدیریت فرآیندهای کسب‌ و کار هستند که به ما کمک می‌کنند در هر لحظه نسبت به بهبود فرآیندها اقدام کنیم؛ در ادامه به بررسی هر کدام از این حوزه‌ها می‌پردازیم.

مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار (BPR)

مدیریت فرایند

طراحی مجدد فرآیند‌ها، فعالیت‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی برای دست‌یابی به بهبود اساسی در زمان، هزینه و کیفیت را مهندسی مجدد فرآیندها می‌گویند. در تعریفی دیگر که توسط هَمر مطرح‌شده، مهندسی مجدد را در واقع بررسی فرآیندهای سازمان از منظر مشتریان در نظر گرفته است. به‌طورکلی تعاریف مختلف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار، نشان می‌دهد که هدف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار بهبود فرآیندها است.

روش اجرای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار

بر اساس محدوده و توسعۀ صنایع مختلف، محققان بسیاری مفاهیم و ایده‌هایی را دربارۀ نوآوری‌های سازمانی مطرح کرده‌اند که توجه جهان را به خود جلب کرده است. پس ‌از این‌که این مفاهیم و ایده‌ها به كار گرفته شدند، عمیقاً مورد بحث و پیگیری قرار گرفتند. در چنین زمینه‌ای، بسیاری از روش‌های مهندسی مجدد فرآیند به وجود آمدند و از میان تمام این روش‌ها، روش پیاده‌سازی چهار مرحله‌ای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار که توسط هَمر پیشنهاد شده است، بیشترین توجه را به خود جلب کرد

ساختار اصلی روش پیاده‌سازی مهندسی مجدد فرآیندها بر اساس روش چهار مرحله‌ای هَمر، همان‌گونه که در بالا می‌بینیم، تقسیم می‌شود؛ اکثر مطالعات در این حوزه نیز بر مبنای این چهار مرحلۀ استراتژیک، اقدام به اجرای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار کرده‌اند

بحث و بررسی

مهندسی مجدد صرفاً به معنای استفاده از راهکار نرم‌افزاری نیست؛ زیرا بسیاری از مدیران صرفاً بر اساس اطلاعات رایانه‌ای تصمیم‌گیری نمی‌کنند و اساساً تغییر فناوری اطلاعات، فرهنگ، استراتژی یا ساختار شرکت را تغییر نمی‌دهد. نکتۀ مهم دیگر این است که پروژه‌های بهبود فرآیند بهتر است برای فرآیندهای اصلی شرکت تعریف شوند، زیرا به‌عنوان‌مثال طبق تحقیقی مشخص شد مهندسی مجدد فرآیند بازاریابی شرکت آی بی ام باعث کاهش قابل‌توجه در هزینه‌ و زمان شده، اما تأثیر کمی بر عملکرد کلی داشته است، چرا که این فرآیند اصلی در استراتژی شرکت نبوده است

در حوزۀ مهندسی مجدد فرآیندها، بسیاری از پژوهش‌ها به بررسی مشکلات موجود در سازمان‌ها و صنایع مختلف پرداخته‌اند. آنالیز زمان استفاده ‌شده در صنعت ساخت‌وساز که توسط هورمن و کنلی در سال ۲۰۰۵ انجام شد، نشان داد که در طول سی سال گذشته تقریباً ۶/۴۹ درصد زمان در جریان ساخت‌وساز در فعالیت‌های غیر ارزش‌افزوده تلف ‌شده است در تحقیق دیگری که در سوئد انجام شد مشخص شد که تنها ۱۵ تا ۲۰ درصد از زمان کارگران در کار مستقیم (یعنی انجام فعالیت برنامه‌ریزی‌شده) صرف می‌شود

مقالات بسیاری در حوزۀ مهندسی مجدد فرآیندها نیز به رفع مشکلات سازمان‌ها پرداخته‌اند. به‌عنوان‌ در یک پژوهش در صنعت ساخت‌وساز نیز به‌ وسیلۀ مهندسی مجدد فرآیندها به بهبود فرآیند سفارش پرداخته‌ شده بود که تأخیر در رسیدن مواد به محل ساخت‌وساز را به میزان قابل‌توجهی کاهش داد

بهبود فرآیندهای کسب‌وکار (BPI)

مدیریت فرایند

منظور از بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در این بخش، تعریف و تدوین پروژه‌های بهبود است. بر این اساس برای فرآیندهایی که بیشتر درون‌سازمانی‌اند و کمتر با ذی‌نفع خارجی در ارتباط هستند پروژه‌های بهبودی تعریف می‌شود تا سطح بلوغ فرآیند بالاتر رود و نتایج شاخص‌های مربوط به فرآیندها بهبود یابند.

عبارت «بهبود فرآیند کسب‌وکار» ابتدا در کتاب جیمز هرینگتون در سال ۱۹۹۱ به‌عنوان یک راهبرد دست‌یابی به موفقیت در کیفیت، بهره‌وری و رقابت‌پذیری عنوان شد. او بهبود فرآیندهای کسب‌وکار را به‌عنوان یک پیشرفت به‌ خوبی تعریف‌ شده و سیستماتیک برای بهینه‌سازی تمام فرآیندهای اساسی یک سازمان، جهت رسیدن به نتایج مؤثر همراه با رضایت همۀ ذی‌نفعان مرتبط، تعریف می‌کند

در مقاله‌ای دیگر گفته شده که بهبود، به کلیۀ عملیات و تغییرات فرآیندها که به ‌منظور کاهش هزینۀ انجام کار و افزایش سرعت صورت می‌گیرند، گفته می‌شود.

بحث و بررسی

یکی از رویکردهای مهم در حوزۀ بهبود فرآیندها، شش سیگماست. مفهوم شش سیگما بر اساس تجزیه‌وتحلیل دقیق فرآیندهاست و تمرکز اصلی آن ایجاد و تحویل ارزش به مشتری نهایی است.

این مفهوم یک فلسفۀ مدیریتی را به وجود می‌آورد که متمرکز بر حذف همۀ نقص‌های فرآیند است. ازجمله اهداف پروژه‌های بهبود فرآیند با رویکرد شش سیگما، تشخیص ضایعات، ایجاد ارزش‌افزوده و استانداردسازی فرآیندهاست. درواقع در این پروژه‌ها تمام فرآیندهایی که باعث ایجاد ارزش نمی‌شوند شناسایی و حذف ‌شده و نقص‌ها، وقفه‌ها و… تا حد امکان کاهش داده می‌شوند

برخی از مقالات نوشته شده در این حوزه، به بررسی سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار پرداخته‌اند. یکی از مقالات بررسی‌ شده، چارچوبی برای معماری سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار ارائه می‌دهد که از جنبه‌های مختلف از جمله میزان پیچیدگی و قابلیت پشتیبانی آن‌ها تشکیل‌شده است. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار، درواقع نرم‌افزارهایی هستند که با در اختیار قرار دادن یک محیط گرافیکی به کارشناسان کمک می‌کنند تا با کمترین دانشِ برنامه‌نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان نمایند.

تجزیه‌وتحلیل فرآیندهای کسب‌وکار(BPA)

مدیریت فرایند

بعد از به دست آوردن شناخت اولیه از فرآیندهای سازمان، باید فرآیندها را بر اساس تعدادی از پارامترها تجزیه‌وتحلیل کنیم. درواقع بر اساس شناختی که از فرآیندها ناشی شده است باید بررسی شود که چرا چنین وضعیتی وجود داشته باشد؟ اصولاً در این مرحله تلاش می‌شود نقاط بهبود فرآیند شناسایی شود و همچنین پارامترها یا المان‌هایی که بر فرآیندهای وضع موجود تأثیرگذار هستند بررسی شوند.

بحث و بررسی

ازجمله موارد مهمی که در حوزۀ تجزیه‌وتحلیل فرآیندها مطرح می‌شود این است که فرآیندها تا حد امکان مکانیزه شوند و همچنین نکتۀ حائز اهمیت دیگر این است که هر یک از بخش‌ها دارای پایگاه دادۀ خاص خود نباشند؛ زیرا باعث ایجاد مشکلاتی مانند کپی‌برداری و درنتیجه کاهش دقت می‌شود

در برخی از مقالات نیز به معیارهایی اشاره‌شده که می‌توانند موجب بهبود مدل شوند که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

  1. اگر سطح پیچیدگی بالا باشد، فعالیت‌ها باید در زیر فرآیندها گروه‌بندی شوند.
  2. بهتر است تنها یک رویداد شروع و یک رویداد نهایی وجود داشته باشد.
  3. سازمان‌های بیرونیِ درگیر در فرآیند بهتر است به‌عنوان یک جعبه سیاه نمایش داده شوند.
  4. تا حد ممکن تعدادی از گره‌های تقسیم OR را کاهش دهیم، زیرا این گره‌ها پیچیدگی کلی مدل را افزایش می‌دهد
  5. فعالیت‌هایی که جزئیات کمی دارند با یکدیگر ادغام شوند

به‌عنوان‌مثال در تحقیقی که در یک مرکز درمانی انجام شد، مدل‌های فرآیند موردبررسی قرار گرفت و بر اساس آن ایده‌های بهبود شکل گرفت. یکی از ایده‌های بهبود در زمینه‌ی تجزیه‌وتحلیل فرآیند بررسی مدل و کاهش پیچیدگی آن بود. به‌عنوان‌مثال شکل زیر که فرآیند ثبت درخواست متقاضی در واحد فناوری اطلاعات بیمارستان را نشان می‌دهد که تشکیل‌ شده از فعالیت‌های زیر است.

فرایند مدیریت کسب و کار

در مرحلۀ بهبود مدل فرآیند، این بخش در یک زیر فرآیند با عنوان «فرآیند فناوری اطلاعات» طبقه‌بندی شد که در شکل زیر نشان داده شده است.

مدیریت فرایند

به همین صورت با بررسی مدل‌های فرآیند در مرکز درمانی و پیروی از اصول بیان ‌شده، محقق اقدام به بهبود مدل‌های فرآیند کرده بود

 

امیر قهرمانی مدیر آکادمی فرانگر

درباره مهدی حبیب زاده

بیشتر بخوانید

مدیریت فرایند

مفاهیم و تعاریف حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار

تعریف فرآیندهای کسب‌وکار فرآیندها، سنگ بناهای اصلی سازندۀ سازمان­‌ها هستند و درک و بهبود آن‌ها …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *