حسابداري اژانس هواپيمايي به نوعي حسابداري خدماتي محسوب مي شود و يك تفاوت عمدهايي كه با شركتهاي خدماتي دارد اين است که چيزي به عنوان انبار ندارد. مبحث عمدهايي كه در عموم آژانسها رواج دارد اين است كه اين بنگاه اقتصادي درقبال خدماتي كه بين مسافر يا مراجعه كننده و شركتهايي كه نمايندگي آن را گرفته، كارمزد ميگيرد. البته در بعضي از اين آژانسها خودشان به عنوان كارگذاري عمل ميكنند که به عنوان آژانسهاي مادر ناميده ميشوند.
در آژانس هواپيمايي دو نوع خدمت عمده ارايه ميشود: خدمات تور و خدمات بليط. پس به نوعي حسابداري آن هم دو بخش ميشود:
حسابداري بليط يا بند الف
در اينجا بهتره درمورد بليط سیستمی و نحوه دريافت و فروش و گزارش و تسويه با ايرلاين يا شركت صحبت بشود. هر شركتي كه بخواهد نمايندگي فروش را بگيرد، اول احتياج به اين است كه مجوز از هواپيمايي كشوري را بگيرد و مسئولي به عنوان مدير فني از طرف آژانس كه مورد تاييد هواپيمايي كشوري است، معرفي بكند. مرحله بعد گرفتن بليط يا استاك هست كه اين هم مستلزم تعهد پرداخت يا ضمانت نامه در وجه ايرلاين مربوطه ميباشد كه هر ايرلاين مبلغش متفاوت است.
در ادامه وقتي ضمانتنامه را برای ایرلاین فرستادیم، ايرلاين استاك را به اصلاح در سيستم فروش شارژ مي كند و هر ايرلايني براي آژانس كد ورود ايجاد مي كند. وقتي شروع به فروش ميكنيم، مي رويم سراغ بحث حسابداري فروش که دوحالت دارد: ١-نقدي و ٢-اعتباري. قديمیترين سيستمهاي موجود جهت آژانسها نيكيتا، سما پرداز و فرانگر هستش. البته يک سيستم ديگر هم بود كه برنامه ريز آن خانم خير خواه بود. به جرات ميتوانم بگويم سيستم صندوق و حسابداري و فروش آن به من لينك بود. در حال حاضر، سيستم فرانگر جز كاملترين سيستمهاي حسابداري جهت آژانس هواپيمايي است. حسابداري آژانسهاي هواپيمايي مسائل ريز فراوانی دارد و كل عملكرد مالي وروديها وخروجيها از صفر تا صد به بخش مالي مربوط ميشود
فروش نقدي
در فروش نقدي مسافر بهصورت نقدي بليط را ميخرد. خریداری از طريق صندوق ياحواله يا از طريق سايت خود آژانس انجام میشود. بليط دو نوع داخلی و خارجی دارد. در بليط داخلي و در قسمت نرخ به چند چيز بايد توجه كرد. اول قيمت fare يا نرخ پايه، دوم تكس فرودگاهي و سوم عوارض شهرداري است. نرخ پايه نرخي است كه بايد كميسىون يا حق عمل كاري را دريافت كنيم. در بعضي ايرلاينهاي داخلي ٥درصد وخارجي ٩درصد است. اين بستگي به سياستهاي آن ايرلاين دارد. شايد هم داخلي را تا ٩درصد برسونند. در حال حاضر سيستمهايی كه وجود دارند كار را بسيار آسان كردهاند. خود سيستمهاي مالي گزارش نيمهايي را ميدهند که مدت زمان ارسال هریک برای اكثر ايرلاينها ١٥روز ميلادي میباشد، شايد تنها ايرلايني كه بر اساس تاریخ شمسي گزارش گیری کند، كيش اير باشد.
نحوه سند زدن در فروش نقدی و اعتباری
درادامه نحوه اوليه سند زدن را توضیح میدهم. اگر بليط نقدي باشد، صندوق بدهكار و طرف حساب هواپيمايي بستانكار است. دراينجا توضيح بدهم كه بايد به نحوه دريافت پول توجه كرد. اگر پول وارد به بانک بشود، بانك بدهكار و ايرلاين بستانكار خواهد بود، اما صندوق و بانک ماهيتا جزء دارايي جاري هستند. در فروش اعتباري نیز همينطور است. اگر شركتي خريد بكند، آنهم جز سرفصل دارايي ميباشد و نحوه سند زدن بدين شرح هست: صندوق، بانك و شركتهاي اعتباري بدهكار هستند و ايرلاين بستانكار است.
اما چرا ماهيت ايرلاين بستانكار است؟ به اين دليل كه جزء حسابهاي پرداختني است و ما بابت استفاده از بليط به آنها بدهكار ميشويم. حال ممكن است ما بليط را از آژانس همكار بخريم، در این صورت نیز فرقي نميكند و همان حالت قبل را دارد. اين ثبت روزانه جهت خريد بليت است.
استرداد
حالا به استرداد بلیط میرسیم. اگر مسافر پروازش ازطرف ايرلاين و یا مثلا به دلیل بدی آبوهوا كنسل شود ، براساس قانون مبلغ كامل پرداخت ميشود. اما نحوه سند در اينجا برعكس است. يعني به ازای مبلغ پرداختي به مسافر، ايرلاين بدهكار و صندوق، بانك و يا شركت طرف قرارداد بستانكار ميباشند. خب اين توضیحات بالا در مورد ثبت روزانه بود. حالا نحوه پرداخت به ايرلاين به چه صورت است؟
نحوه پرداخت به ايرلاين
ايرلاينها برحسب قرارداد و كار شركتشان گزارش را هر پانزده روز يا هر ده روز و يا هفتگي دریافت کرده و تسويه حساب ميكنند كه از طریق سیستم حسابداری فرانگر با دادن رمز ورود گزارش را ميگيريم. يكم تا پانزدهم ماه ميلادي، شانزدهم تا سي يا سيويكم ميلادي گزارشی كه از سيستم گرفتهایم و با حساب بستانكاري ايرلاين مربوطه كه درسيستم حسابداري ثبت كرديم چك مينماييم كه وروديها ثبت شدهاند يا خیر. بعد از كنترل و پرداخت از طريق سايت ايرلاين اقدام ميكنيم،
گزارش ایرلاین و گزارش گیری
گزارشي كه ايرلاين به ما ميدهد شامل ۳ مورد ميباشد:
- خلاصه فروش و استرداد (RTRD)
- گزارش فروش (psr)
- گزارش استرداد (prr)
به مرحله گزارش گیری رسيدیم، البته الان ميتوان با يک كليد راحت گزارش گرفت ولي درگذشته ما مجبور بوديم خودمان بهصورت دستي گزارش بنويسيم و RTRD گزارش ببنديم و لذا دچار مشكلات عديده ايي بوديم.
RTRD یا همان خلاصه فروش و استرداد
Rtrd يعني جمع فروش و استرداد كه به شكل تراز وجود دارد و شامل چند سطر میباشد. جمع فروش خالص بدون عوارض فرودگاهي درسطر اول و در قسمت بستانكار ثبت ميشود. درسطر دوم تكس ها و در سطر بعد اگر بليطي تغييري داشته باشد ثبت ميكنيم و جريمه بليط كه مربوط به خود ايرلاين است دراين قسمت ثبت ميشود و در آخر كميسون بليط استردادي كه از fear بليط به مقداري كه به شما كميسون داده شده است برگشت داده ميشود. اما بليط هاي بعدي كه استرداد ميشود در قسمت بدهكاري ثبت ميشود. مورد بعدی كه در قسمت بدهكاري ثبت ميشود كميسون يا سهم آژانس است كه ماحصل تفريق و اضافه آن مبلغ قابل پرداخت يا چك ميباشد. لازم به توضيح است كه بليطها در دو قسمت داخلي و خارجي ثبت ميشود كه عموما داخلي ٥ درصد و خارجي ٩ درصد از fare بليط محاسبه ميگردد.
گزارش فروش (psr)
قسمت ديگر گزارش psr یا گزارش فروش مسافر passenger sales report است. اين قسمت شامل رديف، شماره بليط، مسير، قيمت پايه بليط و ماليات يا همان تكس است و در پايان جمع هر بليط ثبت ميشود كه مجموع آن در گزارش Rtrd ثبت ميشود.
گزارش استرداد (prr)
قسمت بعد استرداد است كه وقتي مسافر استرداد ميكند مبلغي به عنوان جريمه براساس زمان استرداد بهآن تعلق ميگيرد. لازم به توضيح است كه جريمه متعلق به ايرلاين است و آژانس هيچگونه دخل و تصرفي در آن ندارد. درضمن مبلغ كميسوني كه در هنگام فروش از ايرلاين گرفته شده در هنگام استرداد جريمه برگشت ميخورد (براساس مبلغ استردادي).
تهییه شده توسط سرکار خانم پریسا فروغی مدیر مالی آژانس مسافرتی برجمان ایده نوین سفر
عالی بود فقط درسنامه های بعدی از چه طریقی میتونیم ببینیم تشکر
به مرور در همین بخش قرار داده خواهند شد، این مطالب توسط حسابدار(های) آژانس هواپیمایی نوشته میشود و به مرور در همین قسمت قرار داده میشوند.
عالی بود . امکانش هست حسابداری آژانس هواپیمایی با سیستم هلو را هم آموزش دهید.
چشم، توی برناممون آموزش نرمافزارهای مختلف رو داریم. موفق باشید