درس‎نامه اول آموزش حسابداری آژانس هواپیمایی

حسابداري اژانس هواپيمايي به نوعي حسابداري خدماتي محسوب مي شود و يك تفاوت عمده‎ايي كه با شركت‎هاي خدماتي دارد اين است که چيزي به عنوان انبار ندارد. مبحث عمده‎ايي كه در عموم آژانس‎ها رواج دارد اين است كه اين بنگاه اقتصادي درقبال خدماتي كه بين مسافر يا مراجعه كننده و شركت‎هايي كه نمايندگي آن را گرفته، كارمزد مي‎گيرد. البته در بعضي از اين آژانس‎ها خودشان به عنوان كارگذاري عمل مي‎كنند که به عنوان آژانس‎هاي مادر ناميده مي‎شوند.

در آژانس هواپيمايي دو نوع خدمت عمده ارايه مي‎شود: خدمات تور و خدمات بليط. پس به نوعي حسابداري آن هم دو بخش مي‎شود:

حسابداري بليط يا بند الف

در اينجا بهتره درمورد بليط سیستمی و نحوه دريافت و فروش و گزارش و تسويه با ايرلاين يا شركت صحبت بشود. هر شركتي كه بخواهد نمايندگي فروش را بگيرد، اول احتياج به اين است كه مجوز از هواپيمايي كشوري را بگيرد و مسئولي به عنوان مدير فني از طرف آژانس كه مورد تاييد هواپيمايي كشوري است، معرفي بكند. مرحله بعد گرفتن بليط يا استاك هست كه اين هم مستلزم تعهد پرداخت يا ضمانت نامه در وجه ايرلاين مربوطه مي‎باشد كه هر ايرلاين مبلغش متفاوت است.

در ادامه وقتي ضمانت‎نامه را برای ایرلاین فرستادیم، ايرلاين استاك را به اصلاح در سيستم فروش شارژ مي كند و هر ايرلايني براي آژانس كد ورود ايجاد مي كند. وقتي شروع به فروش مي‎كنيم، مي رويم سراغ بحث حسابداري فروش که دوحالت دارد: ١-نقدي و ٢-اعتباري.  قديمی‎ترين سيستم‎هاي موجود جهت آژانس‎ها نيكيتا، سما پرداز و فرانگر هستش. البته يک سيستم ديگر هم بود كه برنامه ريز آن خانم خير خواه بود. به جرات مي‎توانم بگويم سيستم صندوق و حسابداري و فروش آن به من لينك بود. در حال حاضر، سيستم فرانگر جز كامل‎ترين سيستم‎هاي حسابداري جهت آژانس هواپيمايي است. حسابداري آژانس‎هاي هواپيمايي مسائل ريز فراوانی دارد و كل عملكرد مالي ورودي‎ها وخروجي‎ها از صفر تا صد به بخش مالي مربوط مي‎شود

فروش نقدي

در فروش نقدي مسافر به‎صورت نقدي بليط را مي‎خرد. خریداری از طريق صندوق ياحواله يا از طريق سايت خود آژانس انجام می‎شود. بليط دو نوع داخلی و خارجی دارد. در بليط داخلي و در قسمت نرخ به چند چيز بايد توجه كرد. اول قيمت fare يا نرخ پايه، دوم تكس فرودگاهي و سوم عوارض شهرداري است. نرخ پايه نرخي است كه بايد كميسىون يا حق عمل كاري را دريافت كنيم. در بعضي ايرلاين‎هاي داخلي ٥درصد وخارجي ٩درصد است. اين بستگي به سياست‎هاي آن ايرلاين دارد. شايد هم داخلي را تا ٩درصد برسونند. در حال حاضر سيستم‎هايی كه وجود دارند كار را بسيار آسان كرده‎اند. خود سيستم‎هاي مالي گزارش نيمه‎ايي را مي‎دهند که مدت زمان ارسال هریک برای اكثر ايرلاين‎ها ١٥روز ميلادي می‎باشد، شايد تنها ايرلايني كه بر اساس تاریخ شمسي گزارش گیری کند، كيش اير باشد.

نحوه سند زدن در فروش نقدی و اعتباری

درادامه نحوه اوليه سند زدن را توضیح می‎دهم. اگر بليط نقدي باشد، صندوق بدهكار و طرف حساب هواپيمايي بستانكار است. دراينجا توضيح بدهم كه بايد به نحوه دريافت پول توجه كرد. اگر پول وارد به بانک بشود، بانك بدهكار و ايرلاين بستانكار خواهد بود، اما صندوق و بانک ماهيتا جزء دارايي جاري هستند. در فروش اعتباري نیز همين‎طور است. اگر شركتي خريد بكند، آن‎هم جز سرفصل دارايي مي‎باشد و نحوه سند زدن بدين شرح هست: صندوق، بانك و شركت‏‎هاي اعتباري بدهكار هستند و ايرلاين بستانكار است.

اما چرا ماهيت ايرلاين بستانكار است؟ به اين دليل كه جزء حساب‎هاي پرداختني است و ما بابت استفاده از بليط به‎ آن‎ها بدهكار مي‎شويم. حال ممكن است ما بليط را از آژانس همكار بخريم، در این صورت نیز فرقي نمي‎كند و همان حالت قبل را دارد. اين ثبت روزانه جهت خريد بليت است.

استرداد

حالا به استرداد بلیط می‎رسیم. اگر مسافر پروازش ازطرف ايرلاين و یا مثلا به دلیل بدی آب‎وهوا كنسل شود ، براساس قانون مبلغ كامل پرداخت مي‎شود. اما نحوه سند در اينجا برعكس است. يعني به ازای مبلغ پرداختي به مسافر، ايرلاين بدهكار و صندوق، بانك و يا شركت طرف قرارداد بستانكار مي‎باشند. خب اين توضیحات بالا در مورد ثبت روزانه بود. حالا نحوه پرداخت به ايرلاين به چه صورت است؟

نحوه پرداخت به ايرلاين

ايرلاين‎ها برحسب قرارداد و كار شركت‎شان گزارش را هر پانزده روز يا هر ده روز و يا هفتگي دریافت کرده و تسويه حساب مي‎كنند كه از طریق سیستم حسابداری فرانگر با دادن رمز ورود گزارش را مي‎گيريم. يكم تا پانزدهم ماه ميلادي، شانزدهم تا سي يا سي‎ويكم ميلادي گزارشی كه از سيستم گرفته‎ایم و با حساب بستانكاري ايرلاين مربوطه كه درسيستم حسابداري ثبت كرديم چك مي‎نماييم كه ورودي‎ها ثبت شده‎اند يا خیر. بعد از كنترل و پرداخت از طريق سايت ايرلاين اقدام مي‎كنيم،

گزارش ایرلاین و گزارش گیری

گزارشي كه ايرلاين به ما مي‎دهد شامل ۳ مورد مي‎باشد:

1. خلاصه فروش و استرداد (RTRD)
2. گزارش فروش (psr)
3. گزارش استرداد (prr)

به مرحله گزارش گیری رسيدیم، البته الان مي‎توان با يک كليد راحت گزارش گرفت ولي درگذشته ما مجبور بوديم خودمان به‎صورت دستي گزارش بنويسيم و RTRD گزارش ببنديم و لذا دچار مشكلات عديده ايي بوديم.

RTRD یا همان خلاصه فروش و استرداد

 

Rtrd يعني جمع فروش و استرداد كه به شكل تراز وجود دارد و شامل چند سطر می‎باشد. جمع فروش خالص بدون عوارض فرودگاهي درسطر اول و در قسمت بستانكار ثبت مي‎شود. درسطر دوم تكس ها و در سطر بعد اگر بليطي تغييري داشته باشد ثبت مي‎كنيم و جريمه بليط كه مربوط به خود ايرلاين است دراين قسمت ثبت مي‎شود و در آخر كميسون بليط استردادي كه از fear بليط به مقداري كه به شما كميسون داده شده است برگشت داده مي‎شود. اما بليط هاي بعدي كه استرداد مي‎شود در قسمت بدهكاري ثبت مي‎شود. مورد بعدی كه در قسمت بدهكاري ثبت مي‎شود كميسون يا سهم آژانس است كه ماحصل تفريق و اضافه آن مبلغ قابل پرداخت يا چك مي‎باشد. لازم به توضيح است كه بليط‎ها در دو قسمت داخلي و خارجي ثبت مي‎شود كه عموما داخلي ٥ درصد و خارجي ٩ درصد از fare بليط محاسبه مي‎گردد.

گزارش فروش (psr)

قسمت ديگر گزارش psr یا گزارش فروش مسافر passenger sales report است. اين قسمت شامل رديف، شماره بليط، مسير، قيمت پايه بليط و ماليات يا همان تكس است و در پايان جمع هر بليط ثبت مي‎شود كه مجموع آن در گزارش Rtrd ثبت مي‎شود.

گزارش استرداد (prr)

قسمت بعد استرداد است كه وقتي مسافر استرداد مي‎كند مبلغي به عنوان جريمه براساس زمان استرداد به‎آن تعلق مي‎گيرد. لازم به توضيح است كه جريمه متعلق به ايرلاين است و آژانس هيچ‎گونه دخل و تصرفي در آن ندارد.  درضمن مبلغ كميسوني كه در هنگام فروش از ايرلاين گرفته شده در هنگام استرداد جريمه برگشت مي‎خورد (براساس مبلغ استردادي).

 

تهییه شده توسط سرکار خانم پریسا فروغی مدیر مالی آژانس مسافرتی برجمان ایده نوین سفر