آکادمی فرانگر آکادمی فرانگر
اگر بخواهیم خیلی ساده و در یک جمله مدیریت پروژه را تعریف کنیم، باید بگوییم مدیریت پروژه به کار بردن صحیح و به‌موقع مهارت‌ها، دانش، تجربیات، روش‌ها و فرآیند‌ها برای رسیدن به اهداف یک پروژه است. اهداف یک پروژه می‌تواند یک محصول، به دست آوردن سود، یا یک خروجی باشد. یک پروژه زمانی موفق تلقی می‌شود که بتواند در زمان محدود و با بودجه مشخص‌شده به اهداف خود برسد.
تفاوت اساسی مدیریت با مدیریت پروژه در این است که مدیریت یک پروسه است، درحالی‌که مدیریت پروژه یک تحویل نهایی و زمان محدود دارد؛ به همین دلیل مدیریت حرفه‌ای یک پروژه نیاز به دامنه وسیعی از مهارت‌ها به‌خصوص مهارت‌های فنی و مدیریتی و آگاهی از شرایط کسب‌وکار دارد. اجزای اصلی مدیریت یک پروژه به شرح زیر است:
- مشخص کردن دلایل اهمیت پروژه
- تخمین نیازهای پروژه، مشخص کردن کیفیت نهایی پروژه و تخمین منابع و زمان موردنیاز
- آماده‌سازی یک ارائه خوب برای جذب سرمایه‌گذار
- توسعه و پیاده‌سازی یک برنامه مدیریتی برای پروژه
- رهبری و انگیزه دادن به تیم
- مدیریت ریسک‌ها، مشکلات و تغییرات پروژه
- نظارت بر پیشرفت‌های پروژه
- مدیریت درست بودجهی پروژه
- برقراری ارتباط با سرمایه‌گذاران و سازمان‌های مرتبط با پروژه
چه زمانی به مدیریت پروژه نیاز داریم؟
- می‌خواهیم تولید یک محصول جدید و نوآورانه داشته باشیم
- محدودیت زمانی داشته باشیم
- هماهنگ کردن کارها و اعضای تیم پیچیده باشد
- نیاز به مدیریت ریسک‌ها و تغییرات داشته باشیم
اجازه دهید این موضوع را با یک مثال روشن کنیم. فرض کنید در زمستان هستیم و می‌خواهیم تورهای ویژه نوروز را تدارک ببینیم. اول‌ازهمه اینکه آژانس‌های دیگر هم به‌طورقطع تورهایی مخصوص نوروز تدارک خواهند دید، پس برای اینکه آژانس ما در اولویت مشتریان قرار گیرد دو نیاز اصلی داریم:
اول اینکه تورها جدید و خاص باشند و دوم تبلیغات تورهای نوروزی در زمان و مکان درست انجام شود. پس کل پروسه تورهای نوروزی را به‌عنوان یک پروژه تعریف می‌کنیم. چون می‌خواهیم تورها خاص و جدید باشند پس یک نتیجه نوآورانه از پروژه انتظار داریم. چون تا قبل از ماه اسفند پروژه باید تکمیل شود پس محدودیت زمانی داریم. از طرفی کارهای مبدأ و مقصد، هتل‌ها، ترانسفرها و تبلیغات و بسیاری از چیزهای دیگر باید هماهنگ شود. این کارها با ریسک‌هایی همراه است که باید مدیریت شوند ازجمله نوسانات ارز یا مشکلاتی که ممکن است برای اخذ ویزا به وجود آید. برای انجام این پروژه مدیر و همه کارکنان نمی‌توانند درگیر شوند، زیرا باید به کارهای هر روزه آژانس رسیدگی کنند. به این منظور از یک مدیر پروژه که در مدیریت پروژه حوزه توریسم تخصص دارد استفاده می‌شود. او با استفاده از دانش، ارتباطات و تجربه‌ای که در این حوزه دارد این پروژه را می‌تواند با بازدهی بیشتر، زمان حداقل و ریسک اندک به اتمام برساند بدون اینکه در کارهای همیشگی آژانس اخلالی ایجاد شود.
مدیر پروژه (Project Manager)
حال که با کلیات مدیریت پروژه آشنا شدیم، باید بدانیم که مدیر پروژه چه کسی است و چه مهارت‌ها و ویژگی‌هایی باید داشته باشد. مدیر پروژه مسئول روزبه‌روز هدایت پروژه است و باید در مدیریت ۶ نکته اصلی هر پروژه توانا باشد:
- طرح نهایی
- برنامه
- قسمت مالی
- ریسک‌ها
- کیفیت انجام و محصول پروژه
- منابع
مدیر پروژه‌ای که روی یک پروژه کار می‌کند با محدودیت مالی و زمانی مواجه است. برای هر چه بهتر مدیریت کردن می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:
- مشخص کنید چه کارهایی، توسط چه اشخاصی و در چه زمانی قرار است انجام شود
- به دنبال ریسک‌هایی که در پروژه است بگردید و سعی کنید آن‌ها را مدیریت کنید
- مطمئن شوید که کار با بهترین استانداردها در حال انجام است
- به تیمتان که در انجام پروژه در کنار شما هستند انگیزه دهید و به آن‌ها اعتماد کنید
- نظرات افراد با دیدگاه‌های متفاوت را بشنوید و از آن‌ها کمک بگیرید
- با تغییراتی که در پروژه به وجود می‌آید کنار بیایید و سعی کنید این تغییرات را بر اساس میزان پیشرفت پروژه مدیریت کنید
- مطمئن شوید که پروژه با سود و کیفیت مورد انتظار تحویل داده می‌شود
- برخی از مدیران اطلاعات فنی تخصصی هم دارند که این خیلی کمک‌کننده خواهد بود
چه مهارت‌هایی برای مدیریت یک پروژه نیاز دارم؟
- در برنامه‌ریزی، نظارت و بررسی مؤثر باشم
- توانایی مدیریت منابع را داشته باشم
- توانایی انگیزه دادن و تشویق دیگران را داشته باشم
- توانایی قاطع بودن در کار مخصوصاً در شرایط فشار و استرس کاری را داشته باشم
- توانایی حل کردن اختلافات را داشته باشم
- سلامتی و امنیت همیشه در کار حرف اول را می‌زند
- مهارت‌های اجتماعی قوی چه کلامی و چه نوشتاری را داشته باشم
- توانایی هماهنگ کردن کارها بین افراد و سازمان‌های مختلف را داشته باشم
- توانایی کار کردن به‌عنوان عضوی از یک تیم و استقبال از ایده‌های نو را داشته باشم
- توانایی مدیریت مالی را داشته باشم
- مهارت‌های IT خوبی داشته باشم
- از قبول مسئولیت لذت ببرم
بیایید مثال قبل را در این مورد بسط دهیم. فرض کنید شما را برای مدیریت پروژه نوروزی انتخاب کردند. شما باید اطلاعات دقیق و به‌روزی در حوزه برگزاری تور داشته باشید. اول از همه یک جلسه با اعضای گروه برگزار کنید و از آن‌ها بخواهید تا هر ایده نو و خلاقانه‌ای که برای جذاب شدن تور به نظرشان می‌رسد را مطرح کنند. پس از نهایی کردن برنامه تور، فهرستی از تمام کارهایی که باید انجام شود و اینکه هر وظیفه به عهده چه کسی خواهد بود تهیه کنید. این کار به کمک برنامه‌های کامپیوتری بسیار راحت‌تر و دقیق‌تر خواهد بود. حال بر اساس بودجه‌ای که برای این تور تعیین‌شده، بودجه هر قسمت را تعیین کنید. این کار، کار چندان راحتی نیست و باید در حوزه مدیریت مالی تخصص و تجربه داشته باشید. البته نرم‌افزار‌های حسابداری در این قسمت به شما کمک خواهد کرد یا حتی کمک گرفتن از یک حسابدار.
شما باید از کار هرروز اعضای گروهتان یک گزارش دقیق داشته باشید تا بدانید کارها طبق برنامه زمانی و مالی که شما پیش‌بینی کرده‌اید پیش می‌رود یا خیر و اگرنه دلیلش را باید پیدا کنید. هر چند روز یک‌بار بسته به حساسیت کارها باید یک جلسه با تمام اعضای گروه بگذارید تا ضمن اینکه از پیشرفت کلی پروژه اطلاع پیدا می‌کنید، افراد گروه هم بتوانند باهم تعامل داشته باشند. شاید در یک مسئله که یکی از اعضای تیم با آن مواجه شده و راه‌حلی برایش پیدا نمی‌شود یک نفر تجربه یا فکری برای حل کردن آن مشکل داشته باشد. در این میان باید حواستان باشد تا اعضای تیم باهم دچار مشکل نشوند، زیرا اولین چیزی که در جدل‌های درون گروه صدمه می‌بیند پروژه‌ای است که شما مدیریت آن را به عهده گرفته‌اید. به‌عنوان سرگروه سعی کنید محیط کاری پرنشاط و به‌دوراز رقابت‌های بی‌مورد ایجاد کنید تا اعضای گروه هم با شما رابطه خوبی داشته باشند هم با یکدیگر و تنها یک مدیر خوب از پس این کار بر‌می‌آید. البته این به آن مفهوم نیست که اگر کم‌کاری از کسی دیدید از آن سرسری عبور کنید. در صورت مشاهده کم‌کاری از هر یک از اعضا باید او را بازخواست کنید ولی نه به‌گونه‌ای که باعث تحقیر او شود یا در برابر شما جبهه بگیرد. اعضای تیم باید شما را به‌عنوان لیدری ببینند که می‌توانند روی او حساب کنند و تیمی که در آن کار می‌کنند باید آن‌قدر برایشان مهم باشد که با تمام انرژی روی پروژه کار کنند و این محیط کاری بانشاط اول از همه با مدیریت صحیح شما به وجود خواهد آمد.
ازآنجاییکه هیچ شخصی با این مهارت‌ها متولد نمی‌شود در ادامه مطالب این سایت به شما کمک خواهیم کرد تا با بعضی از این مهارت‌ها آشنا شوید. البته فراموش نکنید که در یادگیری هر مهارتی، تمرین یک اصل بسیار مهم است.
در قسمت بعدی شما را با چند نرم‌افزاری که به شما در مدیریت هر چه بهتر پروژه کمک می‌کند آشنا خواهیم کرد.
با درود فراوان به کلیه دست اندرکاران آکادمی ، ضمن عرض ادب و احترام و عرض خسته نباشید و تشکر از مقالات مفید و قابل استفاده تیم تولید محتوای سایت ، از آنجائی که مدیریت « پروژه » معمولاً در مباحث مهندسی کاربرد دارد ، به نظر من چون تمامی این ویژگی ها در بحث آژانس های مسافرتی بعهده « مدیر تور » می باشد بهتر است بجای این عنوان از « مدیر تور » استفاده گردد.
با سپاس
سلام به شما، ممنونیم، ما نیز از مطالب خوب و آموزندهی شما و همچنین نظرات مفیدتون تشکر می‌کنیم، نظر شما در این مورد محترم و بهجا است، حتما در متون بعدی این بخش نظرتون رو اعمال می‌کنیم.